자동화 시나리오 구축하기: 완벽 가이드(메이크닷컴)

목차

1. Make.com 자동화의 필요성과 케빈 쿠키 회사 사례

현대 비즈니스에서 반복적인 수작업은 시간과 자원의 낭비일 뿐만 아니라 인적 오류의 원인이 됩니다. '케빈 쿠키 회사'의 사례는 이러한 문제점을 명확히 보여줍니다.

기존 수작업 프로세스의 문제점

케빈 쿠키 회사는 다음과 같은 4단계의 수작업을 매일 반복해야 했습니다:

  1. Google Forms로 신규 주문 접수
  2. 주문 내역을 Google Sheets 추적 시트에 수동으로 추가
  3. 고객에게 주문 확인 이메일 발송
  4. 주문 처리팀의 Microsoft Teams 채널에 신규 주문 알림 메시지 전송

이러한 반복적인 수작업은 하루의 상당 부분을 차지할 뿐만 아니라, 때로는 이메일에 잘못된 세부 정보를 포함하는 실수를 유발하기도 합니다. 특히 주문량이 많아질수록 이러한 실수의 가능성은 기하급수적으로 증가하게 됩니다.

Make.com을 활용한 자동화의 목표는 이 모든 과정을 자동화함으로써 주문 처리 워크플로우를 효율적이고 정확하게 만드는 것입니다. 이를 통해 직원들은 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있게 되고, 고객 서비스 품질도 향상됩니다.

2. Google Forms 트리거 설정: 자동화의 시작점

모든 자동화 시나리오의 시작은 트리거(Trigger)입니다. 고객이 주문을 제출하는 순간을 감지하여 후속 작업들을 자동으로 실행하는 것이 핵심입니다.

1새 시나리오 생성하기

  1. Make.com 대시보드에서 Create a new scenario를 클릭하여 새 시나리오 편집기를 엽니다.
  2. 화면 중앙의 플러스(+) 아이콘을 클릭하고, 앱 목록에서 Google Forms를 검색하여 선택합니다.
  3. 여러 트리거 옵션 중 Watch Responses를 선택합니다.
Watch Responses 트리거는 "고객이 새로운 주문을 제출할 때"를 감지하는 역할을 하며, 이것이 전체 자동화의 시작점이 됩니다.

2Google Forms 트리거 상세 설정

Google 계정 연결: Make.com이 Google Forms 데이터에 접근할 수 있도록 Google 계정 연결을 설정하고 인증합니다.

Form ID 찾기 및 입력:

  • 자동화할 Google Form을 열고 브라우저 주소창의 URL을 확인합니다.
  • URL 경로에서 /d/와 /edit 사이에 있는 고유 문자열이 Form ID입니다.
  • 이 ID를 복사하여 Make.com의 'Form ID' 필드에 붙여넣습니다.

Limit 설정: 'Limit'은 한 번에 가져올 응답 데이터의 최대 개수를 의미합니다. 테스트 목적으로 기본값인 2로 유지합니다.

3초기 테스트 실행

설정을 완료한 후, 화면 하단의 저장 아이콘을 클릭하고 Run once 버튼을 눌러 테스트를 실행합니다. 실행 후 모듈 우측 상단의 숫자 아이콘을 클릭하면, Google Forms에서 가져온 데이터 번들(bundle)을 확인할 수 있습니다.

3. Google Sheets 연동과 스마트 필터링 구현

Google Forms에서 받은 주문 데이터를 체계적으로 관리하기 위해서는 Google Sheets에 자동으로 기록하는 시스템이 필요합니다. 또한 비즈니스 요구사항에 맞는 필터링 시스템도 구축해야 합니다.

1Google Sheets 모듈 추가 및 설정

  1. 기존 Google Forms 모듈 오른쪽에 있는 반원 모양 아이콘을 클릭하여 새 모듈을 추가하고 Google Sheets를 선택합니다.
  2. 여러 액션 중에서 시트에 새로운 행을 추가하는 것이 목적이므로 Add a Row를 선택합니다.
  3. 연결할 스프레드시트 파일로 'Kevin Cookie Company order tracking sheet'을 선택하고, 시트 이름은 'sheet one'을 선택합니다.
  4. 시트의 첫 번째 행에 헤더(열 이름)가 있으므로 Table contains headers 옵션을 'Yes'로 설정합니다.

2데이터 매핑 구성

Google Forms 트리거에서 받은 데이터를 Google Sheets의 각 열에 매핑합니다. 각 필드를 클릭하면 이전 단계에서 받은 데이터 목록이 나타나며, 여기서 원하는 데이터를 선택하여 동적으로 삽입할 수 있습니다.

Google Sheets 열 이름 매핑할 Google Forms 데이터
Customer Name Your Name (Answers 번들)
Email Respondent Email
Shipping Address Shipping Address (Answers 번들)
Cookie Type Select Cookie Type (Answers 번들)
Quantity Quantity (Answers 번들)
모든 열을 매핑할 필요는 없습니다. 예를 들어, 추적 시트에 'Shipped' 열이 있지만, 이는 나중에 주문 처리팀이 수동으로 업데이트하는 용도입니다. 이는 자동화된 워크플로우가 수동 프로세스와 어떻게 통합될 수 있는지를 보여주는 좋은 예입니다.

3스마트 필터링 구현 (미국 내 주문만 처리)

케빈 쿠키 회사는 현재 미국 외 지역으로 배송할 수 없으므로, 미국 내 주문만 다음 단계로 넘어가도록 필터를 설정해야 합니다.

  1. Google Forms와 Google Sheets 모듈을 연결하는 선 위의 렌치 아이콘을 클릭하고 Set up a filter를 선택합니다.
  2. Label 설정: 필터의 역할을 명확히 알 수 있도록 이름을 US orders only로 지정합니다.
  3. Condition 설정:
    • 첫 번째 필드: Google Forms의 'Shipping Address' 값 선택
    • 두 번째 필드: Contains (case insensitive) 선택
    • 세 번째 필드: United States 입력

이 필터를 통해 미국 외 주소로 접수된 주문을 걸러내어 주문 처리팀에 혼란을 주는 것을 방지할 수 있습니다.

4. 라우터를 활용한 병렬 처리: 이메일과 Teams 알림

하나의 주문이 접수되면 고객에게 이메일을 보내고, 동시에 팀에는 Teams 알림을 보내야 합니다. 이를 위해 데이터 흐름을 두 개 이상의 경로로 분기시키는 '라우터(Router)'를 사용합니다.

라우터 생성 방법: Google Sheets 모듈 뒤에 이메일 모듈을 추가하고, 다시 Google Sheets 모듈에서 Microsoft Teams 모듈로 연결선을 끌어다 놓으면 라우터가 자동으로 생성되어 두 작업이 병렬로 실행되도록 구성됩니다.

1이메일 알림 브랜치 생성

라우터의 한 경로에 'Email' 앱의 'Send an email' 액션 모듈을 추가하여 고객에게 주문 확인 이메일을 보내도록 설정합니다.

이메일 설정 상세:

  • 수신자(To): Google Forms 데이터에서 가져온 'Respondent Email' 변수를 동적으로 삽입
  • 제목: "Your cookie order is confirmed"
  • 본문 템플릿:

이메일 본문 템플릿:

Dear [Customer Name],

Thank you for your order. We'll let you know once it ships.

Cookies Ordered: [Cookie Type]

Quantity: [Quantity]

데이터를 필드에 매핑할 때, 삽입된 데이터 항목(예: 'Respondent Email') 위에 마우스를 올리면 이 데이터가 어떤 모듈에서 왔는지 시각적으로 강조 표시됩니다. 이는 데이터 흐름을 이해하고 디버깅하는 데 매우 유용한 기능입니다.

2Microsoft Teams 알림 브랜치 생성

라우터의 다른 경로에 'Microsoft Teams' 앱의 'Send a message' 액션 모듈을 추가하여 주문 처리팀 채널에 알림을 보내도록 설정합니다.

Teams ID 및 Channel ID 찾기:

  1. Microsoft Teams에서 원하는 채널을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  2. 'Get link to channel' 선택하여 링크 복사
  3. URL 문자열에서 groupId로 표시된 값이 'Team ID'
  4. channelId로 표시된 값이 'Channel ID'
  5. 이 값들을 Make.com의 해당 필드에 입력

Teams 메시지 템플릿:

We have a new order from [Customer Name] for [Quantity] [Cookie Type]. Please ship ASAP.

여기서도 고객 이름, 수량, 쿠키 종류는 Google Forms에서 받은 실시간 데이터로 동적으로 대체됩니다.

5. 테스트부터 운영까지: 시나리오 완성하기

모든 모듈 설정이 완료되면 전체 시나리오가 올바르게 작동하는지 체계적으로 테스트하고 운영 환경으로 전환해야 합니다.

1고급 테스트 기법

전체 시나리오를 실행하기 전에, 복잡한 워크플로우의 일부만 독립적으로 테스트하는 것이 유용합니다.

단일 모듈 실행: 특정 모듈이 올바르게 구성되었는지 확인하려면 해당 모듈을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Run this module only를 선택하여 개별적으로 실행할 수 있습니다.

브랜치 분리 테스트: 라우터 이후의 특정 경로만 테스트하고 싶다면, 두 모듈을 연결하는 선을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Unlink를 선택하여 일시적으로 연결을 끊을 수 있습니다.

2전체 시나리오 테스트

  1. 실제 데이터로 테스트: 실제 고객처럼 새로운 주문을 Google Forms를 통해 제출합니다.
  2. 시나리오 실행: Make.com으로 돌아와 Run once 버튼을 클릭하여 전체 시나리오를 실행합니다.
  3. 결과 검증: 실행이 완료되면 다음 3가지 사항을 확인합니다:
    • Google Sheets 추적 시트에 새로운 주문 정보가 정확히 추가되었는지 확인
    • 주문 시 입력한 고객 이메일 주소로 주문 내역이 포함된 확인 메일이 정상적으로 수신되었는지 확인
    • 지정한 Microsoft Teams 채널에 신규 주문 알림 메시지가 올바르게 게시되었는지 확인

3시나리오 활성화 및 스케줄링

모든 테스트가 성공적으로 완료되었다면, 시나리오를 운영 환경으로 전환할 시간입니다.

  1. 시나리오 편집기 하단의 토글 스위치를 'ON'으로 전환하여 스케줄링을 활성화합니다.
  2. 기본 설정은 "every 15 minutes"이지만, 필요에 따라 실행 주기를 조정할 수 있습니다.
  3. 이제부터 시나리오가 설정된 간격에 따라 자동으로 실행됩니다.
시나리오가 더 자주 실행될수록 더 많은 오퍼레이션(operations)을 소모하므로, 사용량과 요금제 한도를 고려하여 합리적인 실행 간격을 설정하는 것이 중요합니다.

결론

Make.com을 활용한 케빈 쿠키 회사의 주문 처리 자동화 시나리오는 현대 비즈니스 자동화의 완벽한 사례를 보여줍니다. 이 가이드를 통해 구축한 시스템의 핵심 성과는 다음과 같습니다:

🎯 핵심 성과

  • 100% 자동화: Google Forms 주문 접수부터 Google Sheets 기록, 고객 이메일 발송, Teams 알림까지 전 과정 자동화
  • 오류 제거: 수작업으로 인한 데이터 입력 오류와 누락 완전 방지
  • 실시간 처리: 15분 간격으로 신규 주문을 자동 감지하여 즉시 처리
  • 스마트 필터링: 미국 내 주문만 선별 처리하여 배송 가능 지역 자동 관리
  • 병렬 처리: 라우터를 통한 이메일과 Teams 알림 동시 발송으로 효율성 극대화

🚀 비즈니스 임팩트

이 자동화 시스템은 단순한 기술 구현을 넘어서 비즈니스 전반에 긍정적인 영향을 미칩니다. 직원들은 반복적인 데이터 입력 작업에서 해방되어 고객 서비스와 제품 개발에 더 집중할 수 있게 되었습니다. 또한 실시간 처리와 정확한 데이터 관리를 통해 고객 만족도가 향상되고, 주문 처리 시간이 단축되는 효과를 얻을 수 있습니다.

Make.com의 노코드 자동화 플랫폼은 프로그래밍 지식 없이도 복잡한 비즈니스 워크플로우를 구축할 수 있게 해주며, 이 가이드에서 다룬 기법들은 다양한 산업과 규모의 비즈니스에 응용할 수 있습니다. 자동화는 더 이상 대기업만의 특권이 아닌, 모든 비즈니스가 활용할 수 있는 필수 도구가 되었습니다.